¿Cómo afecta el VERIFACTU a mi editorial, librería o distribuidora?

¿Cómo afecta el VERIFACTU a mi editorial, librería o distribuidora?. Implica la adaptación obligatoria de los sistemas informáticos de facturación en 2025.

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El 28 de octubre de 2024 se ha publicado la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, en relación, específicamente, con los Sistemas Informáticos de Facturación de Empresarios y Profesionales.

¿Qué supone la nueva ley?

La publicación de esta Orden Ministerial que desarrolla la ley da comienzo a un plazo de nueve meses para que los fabricantes y comercializadores de sistemas de facturación adapten sus productos a la normativa. Y para que los contribuyentes que usen sistemas de facturación deben adaptarlos a la nueva normativa antes del 1 de julio de 2025

Está previsto que pymes y autónomos, afectados por el Reglamento Veri*Factu, puedan utilizar el kit digital en la financiación de las modificaciones en los programas informáticos que sean necesarias para adaptarse a la nueva reglamentación.

Territorios en los que se aplica la ley

El Reglamento Veri*Factu se aplica en toda España, excepto en el País Vasco y Navarra debido a sus propios regímenes tributarios. En Canarias, Ceuta y Melilla, se deben tener en cuenta sus normas específicas. Para los obligados tributarios del País Vasco y Navarra, el reglamento se aplica si tienen su domicilio fiscal en territorio común.

Objetivos de la ley

Esta Orden Ministerial tiene como objetivos más destacables los siguientes:

• Reforzar la obligación de emitir factura de todas las operaciones que realizan empresarios y profesionales.
• Conseguir que todas las operaciones que se realicen se graben en el sistema informático de manera segura, no manipulable, accesible y con una estructura y formato estándares para facilitar la legibilidad de los registros, el análisis automatizado y la simultánea remisión a la Administración tributaria.
• Facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, tal y como se ha constatado en aquellos países en que se ha implantado la obligación de remisión de los datos de forma previa, inmediata o posterior al momento de realización de las operaciones.

Por tanto, esta Orden ha desarrollado las especificaciones técnicas de los sistemas o programas informáticos de facturación del Reglamento Veri*Factu, dando las pautas concretas para la implementación definitiva de sus medidas.

Plazos de adaptación a la nueva normativa

Con la publicación de esta Orden, los plazos para implementación efectiva de las medidas introducidas por el Reglamento Veri*Factu, quedan del siguiente modo:

• Empresas, empresarios, profesionales, etc. con obligación de tributar que utilicen sistemas informáticos de facturación deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.*
• Los productores y comercializadores de los sistemas informáticos, deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo. Es decir hasta el 29 de julio de 2025*. Ahora bien, en relación con sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo, deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad al 1 de julio de 2025.
• En el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo (por lo tanto, también hasta el 29 de julio de 2025), debería estar disponible en la sede de la AEAT el servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por los Sistemas de emisión de facturas verificables

* Hay rumores de que se realizará una ampliación de plazos

El reglamento VERIFACTU

El Reglamento VeriFactu estableció los requisitos básicos a cumplir por los sistemas informáticos de facturación a utilizar por los empresarios y profesionales en el ejercicio de su actividad, a fin de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

Su objetivo es alinearlos con la normativa tributaria para que toda transacción comercial genere una factura y una anotación en el sistema informático del contribuyente, sin que sea posible la alteración posterior de tales anotaciones; y permitiendo, en su caso, la simultánea o posterior remisión de la información a la Administración tributaria.

Nuevos requisitos a incluir en las facturas

• La representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código «QR»; pero si la factura fuese electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código «QR».
• Estas facturas, sean electrónicas o no, incorporarán además la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la AEAT.

Además se incorpora la presunción por la cual resulta acreditada la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura que se haya expedido utilizando un sistema o programa informático

Quien esta obligado a cumplir con VERIFACTU

• Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (*).
• Las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas (IRPF).
• Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de No Residentes (IRNR) que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
• Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.

(*) Hay contribuyentes exentos. Consulte a su asesoría fiscal si esta incluido en las exenciones.

Las obligaciones fiscales de estos contribuyentes pueden ser cumplidas por el destinatario de la operación o por un tercero, siempre que cumpla con los requisitos del artículo 5 del Reglamento de Facturación.

Quien NO esta obligado a cumplir con VERIFACTU en el caso de las librerías, editoriales y distribuidoras.

• Excepciones para expedir facturas: Se incluyen las operaciones mencionadas en las letras b), c) y d) del apartado 1 del artículo 3 del Reglamento de Facturación, cuando no es necesario emitir factura (por ejemplo, en el régimen de recargo de equivalencia o simplificado del IVA, o autorizadas por la AEAT).
• Operaciones en el extranjero: Facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes que se encuentren en el extranjero.

Requisitos de los sistemas informáticos de facturación

• Opciones disponibles:
  • Usar un sistema informático que cumpla con la Ley General Tributaria y el Reglamento Veri*Factu.
  • Usar la aplicación de facturación desarrollada por la Administración tributaria, que requiere autenticación y solo gestiona facturas y registros vinculados.
• Requisitos del sistema:
  • Garantizar integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
  • Generar automáticamente un registro de facturación al emitir cada factura, con el contenido especificado en el artículo 10 del Reglamento Veri*Factu.
  • Crear un registro de anulación si se emite una factura incorrecta.
• Elementos de seguridad:
  • Huella o «hash».
  • Firma electrónica.

Certificación de sistemas de facturación

• Declaración responsable: Los sistemas informáticos deben tener una declaración del fabricante que certifique el cumplimiento de la LGT y el Reglamento Veri*Factu. Esta declaración debe estar visible en todas las versiones del sistema y disponible para el cliente o la Administración tributaria.
• Verificación por la Administración: La Administración tributaria puede inspeccionar el sistema informático y acceder a los registros de facturación, incluyendo contraseñas y claves de seguridad, respetando la LGT.
• Remisión automática de registros a la AEAT:
  • Los contribuyentes pueden enviar sus registros de facturación a la AEAT de forma automática y segura.
  • Los sistemas que envían registros de manera continua y segura se consideran «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU».
  • La opción de usar estos sistemas se mantiene hasta el final del año natural desde el primer envío de registros.

Condiciones y plazos de inicio y renuncia

• Inicio de funcionamiento VERIFACTU:
  • Un sistema informático puede comenzar a funcionar como «VERI*FACTU» en cualquier momento.
• Duración mínima:
  • Debe mantenerse como «VERI*FACTU» hasta el 31 de diciembre del año en que se haya activado.
• Renuncia:
  • Para dejar de funcionar como «VERI*FACTU», se debe llenar el campo correspondiente en los mensajes a la AEAT, indicando la fecha final de funcionamiento.
  • Este mensaje debe enviarse antes de finalizar el año natural en que se desea renunciar.

Elementos adicionales a incluir en las facturas

• Código QR:
  • Tamaño entre 30 x 30 y 40 x 40 mm.
  • Cumple con la norma ISO/IEC 18004.
  • Nivel M de corrección de errores.
• Frase para facturas VERIFACTU*:
  • «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».
• Factura electrónica:
  • Incluir la URL del código QR como un campo independiente.

Nota: Los sistemas de facturación deben cumplir con la normativa Veri*Factu a partir de julio de 2025, pero las facturas en PDF seguirán siendo válidas si incluyen un código QR. Este será reemplazado cuando la nueva normativa de factura electrónica entre en vigor en 2026.